아파트 내부감사 요구할 자료는?

저는 제가 사는 아파트 입주자대표회의 감사입니다.

이번달 첫 내부감사를 앞두고 있는데, 이런저런 자료를 뒤져서 다음과 같은 제출요구 자료 목록을 정리했습니다.

그런데 아파트 현장 이야기가 아니라, 자료를 바탕으로 만들다보니 이게 과연 현실성 있는 목록인지 의구심이 듭니다.

혹시, 아파트 내부감사와 감사자료에 대해 빠삭한 분이 계시면 조언 부탁드립니다.

 

아파트 내부감사 제출요구 서류

 

1.관리 주체

△감사 항목

관리사무소장 직인 사용

• 관리사무소장 배치신고 시 신고한 업무직인 사용 여부

• 예금 통장에 신고 된 업무직인 사용 여부

△확인 서류

각종 계약서, 통장

△감사 항목

보증설정 • 보증설정 의무자에 대한 보증 설정 여부

• 보증기간 만료일 이전에 재설정 여부

△확인 서류

보증서, 관리규약

△감사 항목

관리업무의 인계

• 공동주택 관리업무 인계의 적법성

△확인 서류

인계·인수 서류

△감사 항목

관리업무 공개

• 관리현황, 관리비등의 부과내역, 사업자선정, 회계서류, 계약서, 회의록 등 공개 여부

△확인 서류

공고문, 홈페이지, 공동주택관리정보시스템, 관리규약, 관리비부과명세서

△감사 항목

안전관리계획 수립 및 교육 안전점검

• 안전관리계획 수립 및 이행 여부

- 반기별 건축물 안전점검 시행 여부

- 해빙기, 우기, 월동기 안전점검 여부

- 소방, 전기 등 각종 안전점검 실시 및 관리여부

- 어린이놀이시설 점검 실시, 보험 가입 여부

- 적임자의 점검 여부

- 안전 교육 이수 여부

△확인 서류

안전관리계획서(각종 점검일지포함), 교육 이수증, 자격증 여부

 

2.하자 보수

△감사 항목

하자보수 청구 및 보수

•하자보수 청구 및 보수 여부 확인

•입주자대표회의가 사업자를 선정하고 집행하였는지 여부

△확인 서류

문서철 입주자대표회의 회의록 등, 공동주택관리정보 시스템, 검토 관련 서류

△감사 항목

하자보수 보증금 사용 및 신고 여부

• 하자보수보증금의 사용용도 적정성(장기수선충당금으로 적립 불가)

• 하자보수보증금의 사용에 따른 신고 여부 및 적정성

• 하자보수업체 선정 시 사업자선정지침 준수 여부

 

3.관리비, 사용료, 잡수입

△감사 항목

관리비 부과 징수 및 공개

• 법령 및 관리규약에 따라 적정 부과 여부

• 승인받은 예산에 따라 집행되는지 여부

• 관리비 계좌로 수납 및 체납관리비 관리업무 적정 여부

• 관리비 등의 부과·사용 내역 공개(공동 주택관리정보시스템) 여부

△확인 서류

회계장부, 재무제표, 예산서, 결산서, 회의록, 공동주택관리정보시스템, 관리규약, 관리비부과명세서

△감사 항목

관리비

• 수선유지비와 장기수선충당금 구분 여부

• 관리비 부과 시 세대별 부담액 산정방법 관리규약에 부합 여부

• 관리비 부과차액 발생한 경우 처리 여부

• 집행 시 적정 증빙서류 수취 여부

• 비용 집행의 적정성

△확인 서류

지출결의서, 내부 결재서류, 회계전표(증빙철), 검침대장, 관리비부과명세서, 관리규약

△감사 항목

사용료

• 사용료 부과차액이 발생한 경우 처리 내역

• 입주자대표회의, 선거관리위원회 운영비(출석수당 등) 지급 적정성

• 전기료, 수도료, 난방비 등 부과 적정성(전기료 계약 방식으로 부과하는지, 검침대장

확인 후 검침대로 부과하는지, 검침이상 시 조치 여부)

• 공동사용료의 경우 관리규약 부과방법과 부합 여부 관리규약(세대별부담액 산정방법)

 

△감사 항목

잡수입 사용

• 징수·사용·보관 및 예치 등에 관한 장부 및 증빙자료 보관 여부

• 잡수입의 용도는 관리규약에 정한 용도에 적합한지 (장기수선공사 등 장충금 용도 또는

관리비 용도 등으로 부당 집행 여부)

• 잡수입의 사용절차 등 준수 여부

• 공동체 활성화 단체 운영비 및 사업비 지급근거 및 정산내역

• 입주자 등에게 공개 여부

△확인 서류

전표철, 공동체활성화단체 지원내역(사업계획서 등), 입주자대표회의록, 잉여금처분계산서, 관리규약

△감사 항목

잡수입 결산

• 기여 주체별 잡수입 사용 후 잔액의 결산 방법 적정 여부(장기수선충당금 적립, 관리비 차감금액 등 적정성)

△확인 서류

결산서, 입주자대표회의록, 관리규약

 

4.회계 관리

△감사 항목

예산·결산

• 회계연도 개시 1개월 전 사업계획 및 예산안 수립 및 승인, 변경 승인 여부

• 매 회계연도 결산 후 2월 내 결산 보고서 작성 및 승인 여부

• 이익잉여금 처분의 적정성 여부

• 매 분기 말일 기준 세입·세출결산서 입주자대표회의 보고 및 공시 여부

△확인 서류

재무제표, 사업계획 및 예산서, 결산서(잉여금처분계산서 포함), 세입·세출결산서,

입주자대표회의록

△감사 항목

회계처리

• 47개 표준 계정항목에 맞게 사용 여부[특히, 수선유지비(수선충당금)와 장기수선

충당금 구분사용, 관리 외 수익을 관리비용 및 사용료 등으로 대체 부과 여부 등]

• 회계처리기준에 맞지 않는 회계처리

• 적격증빙 수취 여부 및 이상 증빙의 진위 확인

△확인 서류

전표철, 지출결의서, 내부결재, 재무제표, 회계장부, 입주자대표회의록, 관리비부과명세서

△감사 항목

회계감사 • 장부 및 증빙서류 작성 여부

• 회계감사 실시 여부

△확인 서류

재무제표, 입주자대표회의록, 감사보고서

 

5.자료의 공개·보관

△감사 항목

자료의 공개

• 입주자대표회의 회의 결과 공개 여부

• 공동주택단지 및 공동주택관리정보시스템에 관리비 납부 공개 여부 - 다음 달 말일까지

• 회계감사결과 보고 또는 공개 여부 - 감사결과 제출받은 날부터 1개월 이내

• 계약서 공개 여부(수의계약포함) - 계약 체결일로부터 1개월 이내

• 입찰 선정결과 공개 여부(수의계약포함) - 낙찰자 결정일의 다음날 18시까지

△확인 서류

공동주택관리정보시스템, 공고문철, 계약서철, 입주자대표회의록

△감사 항목

회계서류의 작성·보관·공개

• 관리비 등의 징수·보관·예치·집행 등 모든 거래행위에 관하여 5년간 보관 여부 법 제27조 회계서류 일체 설계도서의 보관 등

• 계약(전력수급, 전기안전관리, 승강기유지 보수, 보일러세관 등)관련 서류보관 여부

• 설계도서 등(설계도서, 장비, 안전점검결과보고서, 감리보고서, 유지보수 및 하자보수

등의 이력관리 관련서류, 공동주택관리정보시스템에 등록 여부)

△확인 서류

설계도서 등, 계약서철, 장비이력관리철, 점검결과보고서, 공동주택관리정보시스템

△감사 항목

공사·용역 등 관련 자료의 보관

• 영구 보존(규약 및 제규정, 사업주체로부터 인계받은 설계도서 및 시설장비의 명세, 공사

도면 및 준공도면, 시설물의 교체 및 유지보수 등의 이력관리 관련 서류·도면 및 사진)

• 최소 5년 이상 입주자대표회의에서 정한 보존 기간의 보관 여부

 

6. 장기수선계획, 장기수선충당금

△감사 항목

장기수선계획 수립 및 조정

• 장기수선계획 수립 적정성

• 장기수선계획을 3년마다 검토·조정 여부

• 조정 시 입주자대표회의 의결 여부

• 3년이 경과하기 전 조정 시 입주자 과반수 동의 여부

△확인 서류

장기수선계획서, 입주자대표회의록, 장기수선계획 검토 관련 서류

△감사 항목

장기수선충당금 적립 및 집행

• 장기수선충당금 적립 적정성

• 장기수선충당금 별도계좌 예치 관리 여부

• 관리사무소장 직인, 입주자대표회의의 회장 인감 복수 등록 여부

• 장기수선충당금 사용계획서 작성 및 입주자대표회의 의결 여부

• 장기수선충당금 집행 및 적립 현황 공개 여부

• 장기수선충당금 사용 적정성 - 예비비, 수선유지비, 타 충당금, 잡수입 등과 구분 사용 여부, 외상 공사 여부 등

△확인 서류

장기수선계획서, 관리비부과명세서, 통장, 관리규약 제1장 공동주택관리 감사 절차 및 항목

관리규약(장기수선충당금의 집행 및 공개), 장기수선충당금 사용계획서, 입주자대표회의록, 회계 장부

△감사 항목

장기수선공사 입찰 및 계약

• 입주자대표회의가 사업자를 선정하고 관리주체가 집행하였는지 여부 - 입찰방법, 공고 방법 시기 및 내용, 참가자격 제한 등

• 입찰서 및 제출서류 마감시한 준수 여부, 개찰 및 낙찰자 결정 절차 이행 여부 등

• 입찰시 입찰금액의 100분의 5이상 입찰보증금 납부 여부

• 계약체결 시 계약금액의 100분의 20을 계약이행보증금으로 납부 여부

• 계약의무 불이행 시 귀속 처리 여부

△확인 서류

입찰관련 서류, 계약서, 입주자대표회의록

 

끝까지 읽어주신 것만 해도 너무 감사합니다.

복 받으실 겁니다!